Khi co-working xuất hiện trên thị trường, chủ yếu hướng đến các khách hàng mục tiêu là những người làm việc độc lập, freelancer, các công ty start-up. Bản chất chung của các co-working space mang lại cho khách hàng sử dụng là môi trường chuyên nghiệp, các tiện ích đi kèm và cộng đồng kết nối khách hàng tại co-working space.
Co-working space sẽ tiếp tục phát triển phổ biến khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhìn thấy được những lợi ích mà chúng mang lại.
Dưới đây là những điều doanh nghiệp cần biết về co-working space và cách xác định xem có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không.
Co-working space hoạt dộng như thế nào?
Một co-working space điển hình nhất là sự kết hợp giữa không gian làm việc chung (share space) với nhiều chỗ ngồi làm việc cho các cá nhân, văn phòng dịch vụ và phòng họp với trang thiết bị nội thất cơ bản được cung cấp sẵn. Bạn phải trả phí theo ngày, theo ngày hoặc theo tháng tuỳ thuộc và nhu cầu sử dụng dịch vụ tại co-working space của bạn.
Wifi, cà phê, trà và nước lọc trong pantry thường là những dịch vụ miễn phí. Ngoài ra, sẽ có những dịch vụ bổ sung có tính phí như in ấn, nhận thư hoặc các thiết bị đặc biệt (máy chiếu, TV,…)
Những điều cần cân nhắc trước khi cho phép nhân viên làm việc từ xa (remote) làm việc tại co-working space.
Trước tiên, hãy xem xét kỹ lưỡng về lý do lựa chọn co-working cho nhân viên của bạn. Tiếp theo phân tích chi phí, lợi ích mà co-working space mang lại và so sánh với chi phí thuê, chi phí mua sắm nội thất trong văn phòng truyền thống cho nhân viên.
Sau đó hãy suy nghĩ về cách áp dụng các chính sách của công ty đối với các nhân viên làm việc từ xa, do dù họ làm việc tại nhà hay tại co-working space, đặc biệt là trong các lĩnh vực cần phải bảo mật thông tin và sử dụng thiết bị của công ty.
Cuối cùng là có phương án về cách đo lường năng suất là một điều cần thiết. Nếu không có các tiểu chuẩn công việc, bạn hoặc người quản lý của doanh nghiệp sẽ không thể đánh giá rằng công việc của nhân viên đang làm việc tại co-working có hiệu quả hay không. Và chắc chắn rằng nhân viên remote của công ty làm việc theo thời gian quy định và sẵn sàng tham gia các cuộc họp online khi có yêu cầu.
Tham quan co-working space để đưa ra sự lựa chọn đúng đắn nhất cho nhân viên hoặc cho doanh nghiệp
Một điều quan trọng để chọn một co-working space phù hợp là phải trực tiếp đến co-working space vào nhiều thời điểm khác nhau trong tuần để tự mình đánh giá được không khí và môi trường làm việc của những ngày trong tuần ở đó, bao gồm:
- Co-working space có đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn phòng cháy chữa cháy, về an ninh cho công ty của bạn không? Pantry và WC có sạch sẽ và thuận tiện để di chuyển không? Đường dây dẫn điện cho các thiết bị tại văn phòng có được căng gọn gàng và bố trí hợp lý không?
- Mức độ yên tĩnh ở co-working đấy như thế nào? Có thường xuyên tổ chức các sự kiện đông người làm ảnh hưởng đến công ty hay không?
- Các tiện ích miễn phí có sẵn ở co-working đấy là gì? Những dịch vụ phát sinh chi phí trong co-working là gì mà chi phí phải trả khi sử dụng là bao nhiêu?
- Co-working space phải có chính sách hoặc quy định rõ ràng về bảo mật thông tin cho khách hàng, hoặc đảm bảo về lợi ích khác cho khách hàng.
Kết luận:
Có lẽ đã đến lúc các doanh nghiệp thoải mái hơn với co-working space. Theo báo cáo Lao Động Việt Nam năm 2022, hơn 60% nhân viên trong các ngành nghề chuyên môn đã làm việc online vào năm 2022. Co-working sapce có thể mang lại cho các doanh nghiệp và nhân viên của họ sự kết nối cộng đồng trong môi trường tại đó. Tiết kiệm hơn về chi phí so với một văn phòng truyền thống, và cung cung những tiện ích vượt trội hơn.
